Кадровый аудит — это проверка того, как в компании реально оформлены трудовые отношения: договоры и допсоглашения, приказы, локальные акты, личные карточки, графики отпусков, табели, воинский учёт, охрана труда и документы по иностранным сотрудникам. Проводим такую проверку в Екатеринбурге и по Свердловской области: можем приехать в офис или разобрать всё удалённо, если документы ведутся в электронном виде. Услуга нужна директору ООО, ИП с наёмным персоналом и главбуху, который хочет спокойно спать перед проверкой ГИТ или прокуратуры. Типичная боль, с которой к нам приходят, звучит так: «кажется, у нас всё не так, но непонятно, где именно дырка».
Актуальность простая: штрафы по статье 5.27 КоАП РФ выросли, а проверки стали точечными — инспектор приходит не «ко всем», а по жалобе, по травме, по невыплате зарплаты или после сдачи ЕФС-1 с подозрительными данными. Отсутствие одного подписанного приказа или «забытая» личная карточка — это не мелочь, а готовое доказательство нарушения. Добавьте сюда воинский учёт и миграционные документы: там ошибки находят чаще всего, потому что за них в компании обычно никто не отвечает. Аудит стоит дешевле одного штрафа и точно дешевле судебного спора с уволенным сотрудником.
Что входит в услугу «Кадровый аудит»
Мы не ограничиваемся формальной отпиской «нарушений не выявлено». Проверяем документы построчно, сверяем их между собой и с фактическими условиями работы людей, а затем считаем цену каждой ошибки в рублях. Работу ведут практикующие кадровики и бухгалтеры — те, кто сам закрывал предписания ГИТ.
- Проверяем трудовые договоры и допсоглашения: обязательные условия, сроки, зарплата, режим работы, районный коэффициент.
- Ревизуем приказы по личному составу: приём, перевод, отпуска, дисциплинарные взыскания, увольнения — всё по датам и подписям.
- Смотрим локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, ПВТР, положение о персональных данных.
- Сверяем личные карточки, табели, графики отпусков и журналы учёта с фактическими данными в 1С или другой программе.
- Проверяем воинский учёт, документы по охране труда, СОУТ, медосмотры и инструктажи, в том числе по совместителям.
- Считаем риски по каждой ошибке в рублях и выдаём отчёт с пошаговым планом исправления и шаблонами документов.
Покажем, где у вас риски, до проверки, а не после? Заказать аудит
“За 12 лет практики я почти не встречала компаний без нарушений в кадровых документах — обычно их 10–25. И почти всегда это не злой умысел, а текучка кадровика и «потом доподпишем». Проблема в том, что инспектор читает документы буквально, а суд — ещё строже.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы бухгалтерская компания, которая каждый день ведёт учёт и кадры десятков организаций, а не консультирует по учебнику. Поэтому видим не абстрактные нарушения, а конкретные места, где документы расходятся с реальностью и где инспектор это заметит первым.
Считаем в рублях
В отчёте по каждому нарушению указываем статью КоАП и сумму возможного штрафа. Директор сразу видит, что исправлять в первую очередь, а что можно закрыть позже.
Отчёт за 3 дня
Средний срок аудита для компании до 50 человек — 3–5 рабочих дней. Отчёт с перечнем ошибок, рисками и планом исправления передаём в электронном виде и на встрече.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые чаще всего задают директора и главбухи перед стартом кадрового аудита. Если вашего здесь нет — позвоните по телефону 8 (800) 600 07 88, ответим по существу.
Цена зависит от численности сотрудников, количества обособленных подразделений и объёма документов. Для компании до 20 человек аудит обычно занимает 3–4 рабочих дня, для 50–100 человек — до 10 дней, стоимость считаем за пакет, а не за час. Отдельно считаем аудит воинского учёта и охраны труда, если нужен углублённый блок. Точную цифру называем после короткого разговора: достаточно назвать численность, сферу деятельности и есть ли у вас иностранные работники.
Стандарт для компании до 50 человек — 3–5 рабочих дней с момента получения документов. Если документы ведутся в электронном виде (1С, СБИС, кадровый ЭДО), срок сокращается до 2–3 дней. При выезде в офис в Екатеринбурге часть работы делаем на месте: смотрим оригиналы, журналы, личные карточки. Итоговый отчёт с расчётом рисков отдаём в течение двух дней после окончания проверки.
Вы получаете отчёт: перечень найденных нарушений с указанием документа, статьи и суммы возможного штрафа; список документов, которых вообще нет; план исправления с очерёдностью и сроками; шаблоны недостающих приказов, положений и допсоглашений. Плюс таблицу-реестр, по которой удобно контролировать, что уже исправлено. По желанию проводим встречу с директором и кадровиком, чтобы разобрать спорные моменты.
Основную работу ведём в Екатеринбурге: можем приехать в офис, забрать документы или разобрать их на месте. Также обслуживаем Свердловскую область — Верхнюю Пышму, Первоуральск, Каменск-Уральский, Нижний Тагил и другие города: в этом случае работаем удалённо по сканам и высылаем отчёт курьером или в электронном виде. Для компаний из других регионов тоже берём проекты, если документы доступны онлайн.
Сам аудит — это не проверка госоргана, мы не передаём информацию ни в ГИТ, ни в налоговую. Наоборот, вы получаете шанс исправить ошибки до того, как их найдёт инспектор. Важный нюанс: некоторые нарушения нельзя «отмотать назад» (например, невыданный расчёт при увольнении), но можно закрыть текущие риски и подготовить документы, которые снизят размер наказания. По статье 5.27 КоАП штраф для организации достигает 100 000 рублей за нарушение и до 200 000 рублей при повторном.
Нет, это внутренний аудит, а не государственный контроль, поэтому уведомлять коллектив не требуется. Документы содержат персональные данные, поэтому мы просим от руководителя или главбуха оформить нам доступ к кадровым документам локальным распоряжением либо работаем по договору с условием о конфиденциальности. Сотрудников лучше подключить позже — когда нужно будет подписать допсоглашения или ознакомить с новыми локальными актами.
Да, и это самый быстрый вариант. Мы запрашиваем выгрузку из 1С:ЗУП или другой программы, сканы подписанных документов, журналы регистрации. Проверяем не только наличие файлов, но и корректность данных: коды, даты, суммы, соответствие трудовых договоров приказам и штатному расписанию. Если часть документов бумажная, а часть электронная, это тоже нормально — главное, чтобы не было разрывов, когда приказ есть в системе, но подписи сотрудника нет нигде.
Проверяем каждое подразделение отдельно, потому что ошибки там обычно разные: где-то не оформлен перевод, где-то директор филиала подписывает документы без доверенности. Отдельно смотрим, есть ли положение о подразделении, кто отвечает за кадры на месте и как передаются документы в головной офис. Стоимость такого аудита выше базового, но и риски — тоже: при проверке инспектор может прийти именно в филиал.
И то, и другое. Базовый аудит — это диагностика: отчёт, риски, план. Дальше можно взять исправление на себя: подготовим недостающие локальные акты и приказы, переделаем трудовые договоры, оформим допсоглашения, наладим воинский учёт, восстановим личные карточки и графики отпусков. Работаем как отдельными задачами, так и полным пакетом — по сути, приводим кадровое делопроизводство в состояние, готовое к проверке.
Работаем по договору с пунктом о неразглашении, доступ к документам получают только те специалисты, которые ведут проект. Данные не передаём третьим лицам, не используем в примерах и не публикуем. Если нужно, подпишем отдельное соглашение о конфиденциальности по вашей форме. По окончании аудита возвращаем оригиналы и удаляем сканы из рабочих папок по вашему запросу.
Звоните сразу: в таких ситуациях часы важнее дней. Поможем разобрать, что именно требует инспектор, какие документы у вас реально есть, а какие придётся восстановить законным способом. Подготовим ответ на предписание, план устранения нарушений в срок и, если нужно, сопроводим до закрытия проверки. Отдельно оценим перспективы обжалования, если требования инспектора выходят за рамки закона.
