Проверка кадрового учета — это не поиск виноватых, а разговор про деньги и спокойствие. Мы в «Бухсфере» приходим в компанию в Екатеринбурге и разбираем весь кадровый блок: трудовые договоры и допсоглашения, приказы, личные карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, табели, расчетные листки, журналы инструктажей и локальные акты. За 3–7 рабочих дней вы получаете отчет, в котором видно: что оформлено верно, где ошибка, чем она грозит и как ее закрыть. Услуга нужна тем, кто вырос: штат перевалил за 20–30 человек, появился кадровик-новичок, а директор уже не помнит, когда последний раз открывал трудовой договор. Заказывают проверку и перед визитом ГИТ, при смене главбуха или кадровика, при продаже бизнеса и перед входом инвестора.
Штрафы за кадровые нарушения выросли и бьют по карману ощутимо. По статье 5.27 КоАП РФ организация платит от 30 000 до 50 000 ₽ уже за первое нарушение, за повторное — до 100 000 ₽, а директора могут дисквалифицировать на 1–3 года. Отдельно наказывают за отсутствие письменного трудового договора, за задержку зарплаты и отпускных, за непроведенный инструктаж по охране труда, за формальный график отпусков. В Екатеринбурге инспекторы активно проверяют торговлю, общепит, услуги, стройку и логистику. И самое неприятное: ошибки копятся годами, а всплывают в один день — когда увольняется обиженный сотрудник, приходит проверка или банк запрашивает документы по зарплатному проекту.
Что входит в услугу «Проверка кадрового учета»
Работаем по чек-листу из 60+ пунктов, который собрали за 12 лет практики и обновляем под действующие нормы. Смотрим документы, а не «на глаз»: сверяем приказы с договорами, табели — с графиками и расчетными листками, штатное расписание — с фактическими должностями и окладами. На выходе вы получаете не общие слова про «повышение качества», а конкретный план с приоритетами.
- Трудовые договоры и допсоглашения: обязательные условия, режим работы, оплата, вредные факторы, совместительство и удаленка.
- Приказы и распоряжения: прием, перевод, отпуска, взыскания, увольнение — на соответствие ТК РФ и вашим локальным актам.
- Личные карточки Т-2, трудовые книжки, сведения в ЕФС-1: полнота заполнения, сроки подачи, расхождения с приказами.
- График отпусков, табели учета рабочего времени, расчетные листки: сроки выплат, индексация, оплата сверхурочных и простоев.
- Локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, охрана труда и инструктажи.
- Итоговый отчет: реестр нарушений, сумма риска по каждому пункту, пошаговая инструкция по исправлению и шаблоны документов.
Проверим кадровые документы и покажем слабые места? Получить консультацию
“За 12 лет я открыла, наверное, не одну тысячу трудовых договоров — и в каждом третьем находила ошибку, которая тянула на штраф. Чаще всего это отсутствие условий об оплате труда, кривые отпуска и приказы, которых нет в природе. Проверка стоит дешевле одного штрафа.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не универсальная фирма «все для всех». Кадровый аудит ведут практики, которые сами восстанавливали документы после предписаний ГИТ и сопровождали увольнения со спорами в суде. Поэтому в отчете вы видите не абстрактные замечания, а оценку риска в рублях и понятный порядок действий: что править срочно, что можно закрыть в течение месяца.
Знаем логику ГИТ
Проверяем по тем же критериям, по которым инспектор строит предписание: сроки, обязательные условия, подтверждающие документы. Поэтому отчет читается как готовый план защиты.
Фиксируем сроки и цену
Стоимость называем до начала работ и не меняем по ходу. Срок проверки прописываем в договоре: для штата до 50 человек — 3–7 рабочих дней, дальше согласуем график.
Часто задаваемые вопросы
Собрали то, что чаще всего спрашивают директора и предприниматели перед заказом кадрового аудита.
Цена зависит от численности штата и объема документов. Для компании до 15 человек проверка стоит от 30 000 ₽, для штата 15–50 человек — от 45 000 ₽, свыше 50 человек считаем индивидуально, обычно 60 000–120 000 ₽. В стоимость входит изучение документов, письменный отчет с реестром нарушений и консультация по исправлению. Если после аудита заказываете у нас восстановление кадрового учета, стоимость проверки засчитываем в счет этих работ. Точную цифру назовем после короткого разговора: позвоните по телефону 8 (800) 600 07 88 или оставьте заявку на сайте.
Стандартный срок — 3–7 рабочих дней с момента, когда мы получили документы. Компанию до 20 человек реально проверить за 3 дня, штат 50–100 человек — за 7–10 дней. Если у вас назначена проверка ГИТ или горит срок предписания, берем задачу в срочный режим: делаем выборочную проверку самых рискованных блоков за 1–2 дня и параллельно готовим документы. Срок фиксируем в договоре, чтобы вы могли планировать.
Немного: список сотрудников, доступ к папке с кадровыми документами и один человек на связи, который сможет быстро отвечать на вопросы. Документы можно передать в облако, привезти в офис или отдать курьером. Если учет ведется в 1С:ЗУП или другой программе, даем выгрузку — так быстрее. Никаких длинных анкет и брифингов на три часа: мы работаем с документами, а не с пересказом.
Сначала — то, что дает максимальный риск: трудовые договоры и допсоглашения, приказы о приеме и увольнении, график отпусков, табели и расчетные листки. Дальше личные карточки, трудовые книжки, локальные акты (ПВТР, положение об оплате труда), журналы инструктажей по охране труда и сведения в ЕФС-1. Такой порядок позволяет за первые два дня выявить ошибки, которые почти гарантированно превратились бы в предписание.
Нет. Офис у нас в Екатеринбурге, но значительная часть клиентов — из других городов Свердловской области и соседних регионов: Челябинск, Тюмень, Пермь, Москва. Проверку проводим удаленно: вы даете доступ к папке с документами, мы работаем, отчет и разбор присылаем в виде видеоконференции. Качество не зависит от географии — важен только доступ к документам и оперативная связь.
И то, и другое, на выбор. В базовую услугу входит проверка и отчет: реестр нарушений, оценка риска и инструкция по исправлению — вы можете исправить все своими силами. Если времени или людей нет, берем восстановление на себя: переделываем договоры и приказы, оформляем недостающие документы, вносим записи в трудовые книжки, готовим сведения в ЕФС-1. Это отдельная услуга, стоимость считаем после аудита — уже понимая реальный объем работ.
Да, это одна из частых ситуаций. Смотрим предписание, определяем, какие пункты реально обоснованы, а какие можно снять возражениями. Готовим ответ в инспекцию, устраняем нарушения в срок и собираем доказательства исполнения: приказы, исправленные документы, подтверждения ознакомления сотрудников. Если есть риск административного штрафа, помогаем подготовить позицию для снижения суммы — по ст. 5.27 КоАП РФ она может быть уменьшена при устранении нарушения.
Смысл есть, и часто даже больший, чем у крупных компаний. В малом бизнесе кадры обычно ведет сам директор или бухгалтер «в нагрузку», и типовые ошибки встречаются почти всегда: нет графика отпусков, отпускные платят позже чем за 3 дня, в договоре нет условий об оплате труда или места работы. Штраф за первое нарушение — от 30 000 до 50 000 ₽, а проверка обойдется дешевле. Для штата до 15 человек мы делаем компактный аудит за 3 дня.
Как удобнее вам. Можно полностью удаленно: передаете документы через облако или защищенный файлообмен, мы работаем и присылаем отчет. Можно с выездом в офис в Екатеринбурге — тогда часть вопросов решаем на месте с кадровиком или главбухом, это экономит время на уточнениях. Итоговый разбор всегда проводим голосом: показываем отчет, объясняем приоритеты и отвечаем на вопросы. Обычно занимает 40–60 минут.
Гарантировать отсутствие проверки никто не может, но мы гарантируем другое: после аудита у вас будут документы, оформленные по требованиям ТК РФ, и доказательства их наличия. Именно отсутствие документов и несоответствие приказов договорам дают большинство штрафов. Мы письменно фиксируем объем работ и результат — отчет с перечнем устраненных нарушений. Если инспектор найдет нарушение в блоке, который мы проверяли и признали корректным, разбираем ситуацию и готовим возражения за свой счет.
Конечно. Проверка кадрового учета — самостоятельная услуга, она не требует передавать нам бухгалтерию или кадры на обслуживание. Многие клиенты берут аудит раз в год как «техосмотр»: находим ошибки, исправляем, дальше ведут учет своими силами. Другие возвращаются за восстановлением документов или за сопровождением перед проверкой ГИТ. Никаких обязательных пакетов и навязанных подписок — вы решаете, что делать с результатом.
